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18. Dezember 2024workflow

Dublettenprüfung in ITWO 4.0

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Thomas Hauling
Workflow itwo

Die Dublettenprüfung eine zentrale Rolle, um die Integrität und Effizienz der Rechnungsverwaltung sicherzustellen. Dieser Artikel erklärt, wie ein täglich automatisch ausgeführter Workflow mehrfach angelegte Rechnungen erkennt und als solche markiert.

Funktionsweise des Workflows

Der Workflow zur Dublettenprüfung wird täglich ausgeführt und nutzt SQL-Abfragen, um Rechnungsdaten zu überprüfen. Ziel ist es, Rechnungen zu identifizieren, die mehrfach im System angelegt wurden. Der Prozess läuft wie folgt ab:

Datenabfrage per SQL

Der Workflow ruft die relevanten Rechnungsdaten aus der Datenbank ab. Hierbei wird geprüft, ob eine Rechnung mit derselben Referenznummer bereits existiert, jedoch einen anderen Status als "Dublette" hat und von demselben Geschäftspartner stammt.

Erkennung von Dubletten

Die SQL-Abfrage überprüft, ob eine Rechnung mit denselben Kriterien bereits vorhanden ist:

SQL Abfrage um Dubletten zu finden und als solche zu kennzeichnen

IF EXISTS (SELECT * FROM INV_HEADER WHERE REFERENCE = '{{Context.Entity.Reference}}' AND INV_STATUS_FK <> 8 AND ID <> '{{Context.Entity.Id}}' AND BPD_BUSINESSPARTNER_FK = '{{Context.Entity.BusinessPartnerFk}}')
BEGIN
UPDATE INV_HEADER set INV_STATUS_FK = 8, REFERENCE = 'Dublette - {{Context.Entity.Reference}}' where ID = '{{Context.Entity.Id}}'
END

Markierung der Dubletten

Wird eine Dublette gefunden, aktualisiert der Workflow den Status der Rechnung und ändert die Referenz (aka Rechnungsnummer), um sie als Dublette zu kennzeichnen. Dies geschieht durch ein Update der entsprechenden Datenbankeinträge.

Vorteile der automatisierten Dublettenprüfung

  • Zeitersparnis: Durch die Automatisierung entfällt die manuelle Prüfung von Rechnungen, was erheblich Zeit spart.

  • Genauigkeit: Der Workflow minimiert das Risiko menschlicher Fehler bei der Erkennung von Dubletten.

  • Effizienz: Die regelmäßige Ausführung des Workflows stellt sicher, dass das System stets aktuell und frei von Dubletten bleibt.

Die Implementierung dieses Workflows in ITWO 4.0 trägt somit wesentlich zur Optimierung der Rechnungsverwaltung bei und unterstützt uns dabei, Prozesse effizienter zu gestalten.